Cuando el órgano de administración de una sociedad es un Consejo de Administración es muy habitual contar con un Secretario no Consejero, es decir, una persona que asume dicha función pero que no tiene la condición de Consejero de la sociedad, por lo que no tiene derecho de voto. Esta figura está regulada en el artículo 529 de la Ley de Sociedades de Capital (TRLSC) que, si bien se refiere a las sociedades cotizadas, sus funciones y responsabilidades serán las mismas, con independencia del tipo de sociedad de la que se trate.
El Secretario No Consejero es designado por el propio Consejo, no por la Junta General de socios y una vez elegido, ejercerá su cargo de forma permanente mientras esté vigente su cargo, sin que sea necesario que se designe nuevamente al inicio de cada reunión. Igualmente, puede ser cesado en cualquier momento por el Consejo, bastando la mayoría simple para ello.
Por lo tanto, aunque cabe la posibilidad de que los estatutos sociales impongan la obligación de que el Secretario del Consejo de Administración sea uno de los integrantes del Consejo, esto es, que sea un consejero, si nada se dice en contrario, esta función podrá ser desempeñada por una persona ajena al Consejo de Administración.
Así, sobre la admisibilidad de la figura del Secretario no Consejero, se ha pronunciado la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), en cuya resolución de 7 de noviembre de 2016, manifiesta lo siguiente:
“El cargo de Secretario del Consejo de Administración de una sociedad limitada -en realidad, de toda sociedad de capital- puede ostentarlo una persona que no sea consejero [artículo 109.1.a) del Reglamento del Registro Mercantil], que atribuye facultades certificantes al Secretario del órgano colegiado de administración, sea o no consejero. No hay ningún precepto que exija que el Secretario del Consejo, cuando sea éste el Órgano de Administración sea además consejero.”
Contar con un Secretario No Consejero es conveniente, ya que los Consejos de Administración tienen una importante responsabilidad desde el punto de vista del cumplimiento de la legalidad en relación con los acuerdos que adoptan. Es, por lo tanto, importante, que el cargo de Secretario No Consejero lo ocupe un Letrado con experiencia y conocimientos en materia de Derecho Mercantil y Societario, ya que va a ser el encargado no sólo de que todas las operaciones societarias desarrolladas por la sociedad cumplan con los requisitos que la legislación exige para su formalización documental, sino también otras como las de realizar un asesoramiento integral sobre las repercusiones y consecuencias de toda índole –no sólo jurídicas– de los distintos acuerdos a adoptar, velar por el cumplimiento por parte del consejo de los requisitos formales establecidos legal y estatutariamente, así como otras propias de su cargo (envío de convocatorias, redacción de actas, certificación de acuerdos, etc..).
A este respecto, las empresas dedicadas principalmente al desarrollo de actividades de I+D+i, no son ajenas a esta realidad, ya que se trata de una industria que se desarrolla en un ambiente regulatorio muy sólido y estricto, que han de conocer con claridad los requisitos para desarrollar sus proyectos, registrar sus productos y desarrollar todas sus capacidades, por lo que contar con un profesional que conozca la legislación aplicable, es fundamental. 
En cuanto a la importancia de esta figura dentro del régimen orgánico de las sociedades mercantiles, independientemente de su actividad, pero más si cabe en las sociedades dedicadas a actividades de I+D+i, y al ejercicio de las funciones que le son propias, se manifiesta la Resolución DGRN de 15 de noviembre de 1993, que señaló que:
“El Secretario no administrador puede ser persona designada en atención a sus conocimientos profesionales o los méritos contraídos como empleado de la Sociedad, normalmente llamada por su relación de servicios o laboral a desarrollar otra serie de actividades, generalmente de asesoría, en las que suele ser fundamental la permanencia y conocimiento del funcionamiento interno de la Sociedad.”
En definitiva, designar Secretario No Consejero a un Letrado contribuye, a buen seguro, a reducir los riesgos que asumen los Consejeros en el ejercicio de sus funciones y a dar seguridad y orden al Consejo de Administración. En Sayma, contamos con Letrados expertos en el desempeño de la función de Secretario no Consejero y creemos firmemente en esta figura para asegurar el correcto funcionamiento del Consejo de Administración.